Comment écrire un e-mail professionnel ? Exemple et conseils

Mis à jour le 15 mars, 2021 par Mylene dans Guides et Conseils  ▪ English Français  

Ecrire un e-mail professionnel en français peut être un défi pour bon nombre d’apprenants de la langue française. En français on utilise les différents termes suivants :

• un e-mail : le plus répandu
• un mél
• un courriel : utilisé au Canada principalement

Dans ce qui suit je vais utiliser le mot « e-mail ».

L’e-mail en français est indispensable dans la vie professionnelle, que ce soit pour confirmer un rendez-vous,  envoyer un rapport ou prévoir un déplacement, dans tous ces cas vous devez envoyer un e-mail formel. 

Si vous recherchez un travail vous allez devoir envoyer votre CV par mail. Si vous souhaitez donner une bonne impression vous devez savoir comment les Français rédigent des e-mails. 

Avoir l’air professionnel en français n’est pas toujours facile. La clé est d’utiliser la bonne formule pour la bonne situation.

Dans cet article je vais vous donner des phrases et des expressions que vous devez utiliser pour rendre votre correspondance professionnelle. Vous allez découvrir comment :

• Choisir une salutation formelle
• Commencer par se présenter
• Rester 100% formel
• Envoyer un document
• Connaitre une formule de conclusion
• Ecrire le bon objet 
• Relire l’e-mail
• Utiliser des phrases types
• Ajouter votre signature
• Infographie
• Exemple d’un e-mail professionnel

Conseils pour écrire un e-mail en français

1. Choisir une salutation formelle

Être poli est important.

Vous devez commencer votre e-mail avec la bonne formule.

Si vous ne connaissez pas le nom et le genre de votre destinataire, vous pouvez utiliser :

• Madame, Monsieur,
• Mesdames, Messieurs,

Si vous connaissez le genre mais pas le nom, utilisez alors seulement :

• Madame,
• Monsieur,

Si vous connaissez le nom vous pouvez également utiliser :

• Madame,
• Monsieur,

Si votre destinataire à un titre que vous connaissez, vous devez l’utiliser :

• Madame la directrice,
• Monsieur le Président,

Si votre destinataire n’a pas de titre mais que vous connaissez le nom de famille :

• Monsieur Untel,
• Madame Dupont,

Notez bien que vous devez ajouter une virgule à la fin.

2. Commencer par se présenter

Vous devez expliquer la raison pour laquelle vous envoyez un e-mail en premier.

Après les salutations, vous devez expliquer pourquoi vous écrivez. Par exemple, vous pouvez rappeler un évènement qui s’est produit auparavant avec cette personne :

• Suite à notre entretien du 14 juin, …
• Suite à notre conversation téléphonique, …

Les phrases suivantes sont parfaites lorsque vous envoyez un e-mail pour trouver un emploi :

• Je vous propose ma candidature pour le poste de…
• Je me réfère à votre annonce parue dans …
• Votre annonce parue dans… a retenu toute mon attention …
• Je me permets de proposer ma candidature pour le poste de… / au poste de …
• Je vous serais très reconnaissant/reconnaissante de …

3. Rester 100% formel

Quand vous écrivez des e-mails, vous devez toujours utiliser « vous » et jamais « tu ».

Le pronom « tu » s’utilise uniquement dans un cadre informel alors que le pronom « vous » s’utilise dans un cadre formel et donc dans un cadre professionnel.

4. Envoyer un document

La plupart des documents officiels ont un nom, donc choisissez bien le nom du document avant de l’enregistrer.

• Veuillez trouver le document demandé en pièce jointe …
• Je vous joins mon CV …
• Veuillez trouver ci-joint mon CV …
• Vous trouverez mon CV et ma lettre de motivation en pièces jointes (il faut mettre ajouter un s car il y a plusieurs pièces jointes).

5. Ecrire le bon objet

Lorsque vous envoyez un e-mail, vous devez écrire quelque chose dans le nom de l’objet. Choisissez un mot clé qui est professionnel.

Par exemple :

• Candidature pour le poste de chef de projet …
• Location appartement …
• Demande de renseignements …

6. Connaitre une formule de conclusion

Un e-mail professionnel se termine toujours avec une formule clé. Apprenez-en une et écrivez la à chaque fois.

Voici les formules types :

• Je vous prie d’agréer, (répéter le titre du début du courrier), l’expression de mes salutations distinguées.
• Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
• Je vous prie d’agréer, Madame Intel, l’expression de mes salutations distinguées.

Une autre formule tout aussi formelle est :

• Je vous prie d’agréer, (répéter le titre du début du e-mail), l’expression de mes salutations dévouées.
• Je vous prie d’agréer, (répéter le titre du début du e-mail), l’expression de mes sentiments distingués.

La phrase suivante est encore plus respectueuse :

• Avec mes remerciements, je vous prie de trouver ici, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués. 

Si vous attendez une réponse en retour, vous pouvez ajouter : 

• Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer, Monsieur/Madame, l’expression de mes salutations distinguées.

7. Relire l’e-mail

Prenez un temps pour relire votre e-mail à voix haute et ainsi éviter des erreurs. En lisant tout l’e-mail, vous économiserez beaucoup de stress pour vous, votre collègue et/ou le client. Pour éviter toute complication et toute situation délicate, vous devez toujours lire très attentivement les e-mails. Gardez à l’esprit qu’il ou elle peut avoir une journée très chargée, vous devez donc être concis et fournir toutes les informations nécessaires.

Relisez donc votre e-mail avant de l’envoyer. Prenez votre temps ! Consultez la liste des destinataires, le titre, le contenu, les pièces jointes.

8. Utiliser des phrases types

Vous pouvez agrémenter votre e-mail formel avec une de ces formules :

• J’ai une question concernant …
• Je serai disponible le …
• Je reste à votre entière disposition pour tout renseignement complémentaire …
• Nous vous remercions de votre compréhension …

9. Ajouter une signature

La signature est un outil pour maintenir le contact avec un interlocuteur.

Elle se trouve à la toute fin de votre e-mail. Il s’agit de fournir au destinataire des informations plus détaillées et les coordonnées de l’expéditeur. Il existe des informations obligatoires qui doivent figurer dans la signature, et qui sont les suivantes :

• Prénom et nom
• Position dans l’entreprise
• Statut juridique de l’entreprise
• Adresse complète de l’entreprise
• Site Web d’entreprise
• Numéro de téléphone et adresse e-mail de l’expéditeur ou de l’entreprise

De plus, vous pouvez inclure des liens vers les réseaux sociaux ou le logo de l’entreprise dans la signature. Cependant, certains utilisateurs ont bloqué des fichiers image dans les e-mails pour des raisons de sécurité, il faut donc s’assurer que la signature est acceptable sans le logo.

5 conseils pour améliorer votre e-mail formel

1. Utilisez la bonne salutation
2. Présentez-vous
3. Soyez 100% formel
4. Choisissez le bon objet
5. Utilisez la bonne conclusion

Exemple d’un email en français

Objet: Candidature – Chef de projets

Madame Intel,

Votre annonce pour un poste de chef de projets a retenu toute mon attention.

Mes précédentes expériences m’ont permis de développer des compétences que je souhaite aujourd’hui mettre au service de votre entreprise.

Participer à l’évolution de votre structure serait une très belle opportunité.

En m’appuyant sur mes connaissances, mon sens de l’adaptation et mes expériences dans divers secteurs d’activités je suis convaincue d’avoir les qualités requises pour ce poste.

Je vous laisse le soin de découvrir mon parcours à la lecture de mon CV et j’aurais le plaisir de discuter de ce poste avec vous.

Dans l’attente de vous faire part de mes motivations, veuillez agréer, Madame, l’expression de mes sentiments distingués.

Mylène Bidule

Continuez votre apprentissage

Ce guide vous donne la possibilité de choisir votre propre formule de politesse. Apprenez-en trois et utilisez-les lorsque vous rédigez des e-mails professionnels.  Vous pouvez également vous inspirer du template ci-dessus.

J’ai publié de nombreux articles pour vous aider à mieux apprendre le français et pour réussir à suivre des cours en ligne. Consultez ces articles pour booster votre apprentissage du français !